在宅勤務で集中できないとき、考えたい3つの視点とその対処法

こんにちは!Asami(@asami_career)です。

10月に入ってから緊急事態宣言やまん延防止措置が解除され、オフィスに出勤する回数が増えた方も多いのではないでしょうか?
あるいは、在宅勤務でも充分仕事ができることが分かり、今後も在宅勤務を継続する企業も一定数存在するかもしれませんね。

私自身は、新型コロナウイルスが流行り始めた2020年2月頃から完全在宅勤務に移行しました。
途中で妊娠出産を挟み現在は育休中ですが、その間も副業を在宅で続けていますので、かれこれ1年半以上ほぼずっと在宅勤務で仕事していることになります。

在宅勤務をしていると、悩むのがこちら。

自宅だとどうしても集中できない…

通勤時間がないことや、家事育児の合間に仕事できるというメリットを感じる一方で、オンオフの切り替えができなかったり、集中できないというデメリットもたくさん感じてきました。

今回の記事では、1年半以上試行錯誤してきた私の経験談を交えながら、
改めて「在宅勤務でも集中できる方法」のヒントについてお伝えしていきたいと思います。

なぜ在宅勤務では集中できないのか

そもそも、なぜ在宅勤務では集中できないのでしょうか?
いくつか理由があると思いますが、大きく3つの要因があると考えられます。

1 オンオフの切り替えの問題

最も大きな要因と思われるのは、「オンオフの切り替えができない」ことです。
自宅だと時間を問わずずっと作業できてしまうので、メリハリをつけることが難しくなります。
人間が集中できる時間には限りがあると言われており、何時間も集中し続けることはできません。
一説によると、人間の集中力は「15分、45分、90分」と言われているそうです。集中が持続する時間は意外と短いのです。
オンとオフの切り替えができないと、メリハリがなく集中力が欠けてしまう原因になります。

2 作業環境の問題

2つ目は、物理的な作業環境の問題です。たとえば、デスクが散らかっていたり、趣味の品が視界に入る位置に置いていたり、作業するのに適さないモノを使用していたり…。
つい、手に取りやすい位置に何でも置いてしまいがちですが、モノが増えるとそれだけで作業効率が落ちます。また、「使えるもの」と「使いやすいもの」は違います。在宅勤務をするのであれば、ある程度の作業環境を整えた方が集中できるでしょう。

3 家族の問題

3つ目は、同居している家族の問題です。間取りによっては、自分だけの個室を確保できない場合もあるでしょう。あるいは、お子さんがいる場合、泣き声や喋り声が届くこともあるかもしれません。
そんな状況下で、果たしてどうするか?
これは、一番難易度の高い問題かもしれません。なぜなら、家族がいるということ自体は、基本的に自分でコントロールできないことだからです。
とはいえ、「家族がいるから集中できない…」と嘆いてばかりはいられませんよね。家族がいても、できるだけ集中できる環境を整える方法についても考えてみたいと思います。

在宅勤務で集中できない時におすすめの対処法

では、集中できない時はどうしたらよいのでしょうか?
ここでは、3つの視点それぞれに対するおすすめの対処法をお伝えしていきます。

1 メリハリをつけ、オンオフを意識的に切り替える

よく言われることですが、まずは意識的にオンオフを切り替えることが大切です。
私のおすすめは、「ポモドーロテクニック」です。

「ポモドーロテクニック」とは…
時間管理術のひとつ。 1980年代にイタリア人のフランチェスコ・シリロによって考案された。 このテクニックではタイマーを使用し、一般的には25分の作業と短い休息で作業時間と休息時間を分割する。 1セットを「ポモドーロ」と呼ぶ。
Wikipediaより

つまり、25分作業→5分休憩→25分作業→5分休憩→…と繰り返すことで、集中力が持続するという手法です。
この25分というのがミソで、たとえば3時間の作業だと長く感じてダラダラしてしまうのですが、25分と区切れば意外と短く感じて、集中して取り組むことができます。

ですので、3時間の作業時間があったとしても、「25分だけ集中する」と思って取り組むのが良いです。3時間もある…と思うと、あまり効果が発揮されません。

これは、ついダラダラしてしまう、という時におすすめの手法です。

面白そうだけど、どうやって使うの?

具体的には、私はYouTubeのポモドーロタイマーを使っています。
スマホのアプリもいくつかあります。
手動でタイマーを設定しても充分対応できます。(初期の頃はそうしていました)

そしてできれば、休憩中は目を使わずに休む方がが良いです。
なぜなら、脳の情報の8~9割は目から入力されると言われており、視覚情報をシャットダウンすることが脳のリフレッシュにつながるからです。
休憩中はついスマホを見がちかもしれませんが、それは後回しにすること。
身体を動かして伸びをしたり、飲み物を飲んだりして、目と脳を意識的に休めてあげましょう。

その他にメリハリをつける方法は?

その他の手法としては、作業の前にタスクを可視化する、というのもおすすめです。
事前に書き出して優先順位をつけておくと、作業時間がとれた時にすぐとりかかることができます。

ちなみに私は、Googleカレンダーの予定に「今日のタスク」という予定を入れて、詳細部分にその日のタスクを箇条書きで入力しています。
これを毎日繰り返す設定にしていて、毎日更新しながら保存しています。

ToDoリストも使っていますが、細かい作業系のタスクはToDoリストに入れると項目が増えすぎるので、入れていません。
たとえば、月末に「請求書発行」というタスクがあったとしたら、まず日付指定で「ToDoリスト」に毎月のタスクとして登録しておき、いざそれを今日やろう、と思ったら「今日のタスク」に書き出す、というように使い分けています。

タスク管理法については、書き出すと長くなるので、今日はこの辺りでやめておきます。

2 集中できる作業環境を整えよう(物理的なモノ)

続いて、物理的な環境面についてです。
長く在宅勤務をやってきた人であれば、釈迦に説法だと思いますが、もしかしたら作業環境にあまり気を配ってない人もいるかもしれないと思い、お伝えしていきます。

ここでは、在宅勤務≒PCを使った作業をすること、と仮定していますが、その際に使えるツールはたくさんあります。
無線キーボード、無線マウス、Webカメラ、モニター、イヤホンマイク、等々。これらはもちろん大事です。あるのとないのとでは生産性がまったく違います。

ですが、あえてここで声を大にしてお伝えしたいのは、

何といっても、椅子が大事!!!

ということ。

よくカフェにあるようなおしゃれな椅子。
見た目はとっても素敵ですが、30分も座ると腰が痛くなり、1時間経つ頃には肩がバキバキに凝っています。
長時間椅子に座って作業する方であれば、椅子は座り心地の良いものを選びましょう。

ちなみに私が使っているのはニトリで7000円のお手頃な椅子ですが、ダイニングの椅子より遥かに快適に作業できます。
いつかはハーマンミラーの椅子が欲しいものです(笑)

その他、デスクの上を片付けるのも有効です。
目の前に読みたい本やゲームなどが置いてあったら、つい手が伸びてしまいます。
片付けに関連して私が有効だったと感じたのは、一定期間スマホを機内モードにして、着信しないようにしたことです。
ポモドーロテクニックと組み合わせれば、25分に1回はスマホを確認できることになります。
職種によっては難しいかもしれませんが、電話応対の少ない仕事をしている方は、試してみてはいかがでしょうか。

3 家族がいても在宅勤務を円滑に進めるためには

そして、最も難易度の高いように思える家族問題。
これは、家族がいる時点でそもそも集中しにくい環境であると言えます。
そんな状況でも、円滑に在宅勤務を行なうには大きく3つのポイントがあると考えています。

1.パートナーとコミュニケーションをとる
私の場合は、夫婦二人とも在宅している日は、一日の予定をその日の朝に共有しています。明確にルールを決めたわけではありませんが、自然とそのような形をとるようになりました。
こうすることで、たとえば「午後は集中したいので一人で作業したい」ということを伝えることができ、相手は「今日の午後は話しかけないでおこう」など、配慮できるようになったと感じます。
2.可能な限り部屋を分ける
極論はこれでしょうね。別室を準備する
同じ空間でお互いが別の仕事をしていると、どうしてもお互いの存在が気になるものです。
可能な限り部屋を分け、別の空間で仕事できる環境を整えるのが望ましいのではないでしょうか。
3.(お子さんがいる場合)同僚や顧客の理解を得る
Web会議の時など、お子さんの泣き声や奇声があがると気を遣ってしまいますね。
そんな時は、思い切って「我が家には子どもがいるんです」というのを通常スタンスとして表明しておくのがよいかもしれません。意外と画面の向こうの相手も、子どもがいると分かると緊張感を解いてくれたりします。
また、子どもの世話をパートナーがしている場合は、パートナーにも「子どもが泣いても大丈夫だよ」と伝えてあげましょう
子どもが泣くと、自分と同じくらいパートナーも気を遣うものです。内容によっては子どもの泣き声が入らない方がいい場合もあるでしょうが、そこまで厳格な状況でない場合は、パートナーにも配慮してあげると安心すると思います。

【番外編】コワーキングスペースを活用しよう

さて、ここまで「在宅勤務で集中できる方法」という内容でお伝えしてきましたが、番外編として、コワーキングスペースについても触れておきます。
というのは、コワーキングスペースの有効性を私自身が身を持って感じたからです。

ここまで色々と述べてきたことをひっくり返すようですが、
自宅で完全に集中するのは限界がある、とも感じています。
実際Googleは、コロナの影響が落ち着き次第、社員に出社を求める方針を出しています。(現在は、コロナ禍で在宅勤務を2022年1月まで延長していますが)
ITmedia NEWS 2021年9月1日の記事より

私も、ここ最近は「自宅以外の作業場の有効性」を改めて感じました。
自宅PCの前では何時間もダラダラ作業してしまうのですが、場所を変えるだけで気持ちの切り替えができ、自宅の何倍も集中できるのです。

もしかすると、お読みいただいている方のご自宅近くにも、コワーキングスペースがあるかもしれません。
利用方法は大きく二つあり、月額利用料を支払うパターンと、ドロップイン(都度利用)で利用するパターンです。集中できないな…と悩んでいる方は、一度お試しで利用してみてはいかがでしょうか?事前に内見を受け付けているスペースが多くあります。

ちなみに、私が以前利用していたコワーキングスペースは、丸1日利用して約500円(!)という破格の料金設定でした。古民家や居酒屋を改装したものが多く、建物自体は古いものでしたが、それも味があって趣を感じられました。
都内で複数のスペースを運営しているので、もしご興味があればご覧になってみてください。ご自宅の近くにもあるかもしれません。(※関係者ではありません、念のため)
私が以前利用していたコワーキングスペースはこちら→

おわりに

今回の記事はいかがだったでしょうか?
みなさんが在宅勤務で集中できないと感じたときに、今回の記事が少しでも参考になれば幸いです。

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