内定辞退はメールでいい?メール例文、電話での伝え方、辞退前に考える就職先の比べ方

こんにちは、usapiyo(@usapiyo_life)です!

今回は、「内定辞退」のやり方について説明していきます。

転職活動の努力の結果として、複数の企業から内定をもらうこともあるかと思います。

「よかった!安心した!」と喜びたいのですが、体はひとつしかなく、残念ながらどこかの企業にお断りの連絡をしなければなりません。

内定辞退ってなんだか気が重いですよね。。

ですが「内定辞退」はまったく失礼なことではないのでご安心ください。
採用担当も内定辞退は慣れていることなので、型通りに事を進んでいけば問題ありませんよ。

さっそくやり方を見ていきましょう!

この記事は以下のお悩みに回答していきます!

  • 内定辞退の方法が知りたい
  • 内定辞退の例文が欲しい
  • 内定辞退はいつまで待ってもらえるか気になる
  • 承諾したあとの内定辞退は可能なのか知りたい
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内定辞退のマナー

内定辞退は気が引けますが、何も言わずに放置は絶対NGです。
企業側は採用をストップし、さらにもし辞退が出た場合を想定して別の受験者に不採用通知を出すのを待っている状態です。必ず連絡をしましょう。

他社の面接結果のタイミングが合わず、辞退の連絡をいつにするのか悩ましいところですが、最低でも1週間以内で連絡をたいところです。企業側から期限を設けられる場合もあります。

面接でお世話になったことをの「お礼」と、辞退となった「お詫び」をきちんとお伝えしましょう。

内定辞退はメール?電話?

面接であれだけ「御社に入りたい」と言っておきながら・・・
お断りとはなんとも心苦しいものです。

内定辞退はやはり「電話」で言うべきか「メール」でも大丈夫なのか悩むところです。
基本的には「電話」がよい、という記事も多いのですが、筆者が人事部に実際のところどうなのか聞いたところ、

「正直にいうと、メールで大丈夫」のようです。
そもそも担当者も内定の連絡をメールで行うので、承諾も辞退もメールで問題ありません。
むしろメールの方がいいという意見もあります。

メールが良い理由は2つあります。

  • お互いタイミングを気にしなくていい
  • 文面に残るのでありがたい

 

採用担当者も他にたくさんの仕事を抱えています。電話のタイミングが合わなかったりすると折り返し合戦になることもしばしば。
型通りのお断りをするだけなのでメールでOKです。

また、ビジネス上文面で残るのは受け取る側としても非常にありがたいです。
管理する際相手のメールがあると把握しやすいですよね。

よっぽど伝えたいことがない限りはメールでお断りして大丈夫です。

ですがやっぱり電話で伝えたいなという方もいるかと思います。

どちらでも対応できるように、「メールの場合」と「電話の場合」

両方の例文やポイントをご紹介しておきます。

内定辞退を伝えるポイント

 

<内定辞退を伝えるポイント>

  • 辞退させて欲しいとはっきり伝える
  • 「お礼」と「お詫び」を添える
  • 短文、長文になりすぎない
  • 辞退の理由は細かく言わなくていい

内定辞退はメールでお送りしてもまったく失礼ではありません。

ただ、もう二度と会わないからといって短文のそっけない文面で送ったり、

申し訳なさゆえ長文で気持ちを述べるのは「失礼」です。

型どおりのビジネスメール文で対応しましょう。

型通りの文面にプラスして自分なりの言葉を加えるとむしろ好印象となり、またいつか同じ会社を受けたいとなった際にも悪く思われません。

内定辞退のメール文(例文)

メールは、相手の都合を問わずいつでも送れるのがメリットですが、注意点があります。

  • 言葉遣い
  • 送信時間

メールは相手と会話をしない分、読み手の反応が見えないので言葉遣いには十分注意を払います。
また、いつでも送れるとはいえ、「夜中」に送るのは大変無礼です。
相手方の就業時間内、特に「午前中(9:00~12:00)」「午後イチ(13:00~14:00」に送るのがおすすめです。

件名:(内定辞退のご連絡) 転職花子

本文:

株式会社子育てキャリアナビ
人事部人事課 採用担当
ナビ川 様

お世話になっております。
先日内定のご連絡をいただきました、転職花子です。
この度は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。

検討いたしました結果、大変恐縮ですが内定を辞退をさせていただきたくご連絡を差し上げました。
せっかくの身に余るお申し出をいただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。

ご担当いただいたナビ川さまはじめ、人事部の皆様には大変お世話になりました。
貴重なお時間をいただき本当にありがとうございます。
心より、感謝申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心からお祈り申し上げます。
この度は、お世話になりました、ありがとうございました。

 

転職花子

内定辞退を電話で言うときの例文

やっぱり電話で直接言いたい、電話で内定辞退を述べるときの例文をご紹介します。
電話で言うときの注意点は、

  • 電話をかける時間帯
  • 担当者が不在のときはすみやかにメールにする

電話をかけるタイミングはメール同様「午前中(9:00~12:00)」「午後イチ(13:00~14:00」がおすすめです。
昼休み(通常12:00~13:00)や就業時間間際(17時以降)にかけるのはNGです。

また、担当者が不在だった場合は「メールで送る」に切り替えるのがおすすめです。
たとえ相手側から「担当者から折り返します!」といわれたとしても、
「いえ、それではメールでお送りいたしますので、ご確認いただけるようお伝えくださると幸いです」
と述べる様にしましょう。あくまでこちらからの用事で電話をしているので、相手側から電話をさせるような対応は避けましょう。

お世話になっております。
私先日内定のご連絡をいただきました、転職花子と申します。
お忙しいところ大変恐れ入ります、採用担当のナビ川さまはいらっしゃいますでしょうか?

(担当にかわる)

お世話になっております。転職花子と申します。
お忙しいところ申し訳ございません、ただいまお時間よろしいでしょうか。

先日は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
慎重に検討しました結果、今回は内定を辞退させていただこうと思っております。
多くの時間を割いていただいたところ、大変申し訳ございません。

ナビ川さまはじめ、人事部のみなさまには本当にお世話になりました。
何卒よろしくお願いいたします。

辞退の理由は述べなくてよいのですが、担当から「差し支えなければ辞退の理由を聞かせていただけますか?」と聞かれることもあります。
その際はできれば本音(他社の方が待遇が良くて・・・など)は言わずにビジネスライクな返答をした方が無難です。
もし聞かれたら、

「応募していた会社があり、そちらに行くことにしました。適正等色々と検討しました結果、最後まで悩みましたが、このような決断となりました」

といった差し障りない理由を言っておきましょう。
(それでも深堀りしてきたら正直に答えてよいと思います)

内定辞退はいつまでに言ったらいい?

内定辞退の連絡は1週間以内に行いましょう。

企業側は採用をストップし、さらにもし辞退が出た場合を想定して別の受験者に不採用通知を出すのを待っている状態です。

本音を言えば「なるべく早く」なのですが、他の企業の合否のタイミングでなかなか返事ができない場合も少なくありません。
採用側も重々察しているのですが、それでもやはり1週間以内がベストです。
決めかねるあまり担当者に「もう少しお待ちいただけませんか」といったお願いをしないようにしましょう。

内定承諾後に辞退した場合どうなる?損害賠償になる?

内定承諾後、何らかの理由で辞退しなければならないこともあるかもしれません。
内定後は「内定承諾書」という書類を提出します。(ない企業もあります)
提出後の辞退は可能なのでしょうか?以下ポイントをまとめました。

  • 内定承諾書提出後でも法的には辞退は可能
  • 別に「誓約書」を書かせる会社もあるが、同様に辞退は可能
  • 「書類を出したから辞退は不可」と言われたとしても法的な拘束はない

たとえ企業側から引止めにあったとしても、法的には承諾後の辞退は可能となっています。
とはいえ、承諾後の辞退はかなり慎重に行う必要があります。

まずは一刻も早く担当者に辞退の旨を伝えること。

承諾後は入社に向けての準備を着々と行っています。
「先に書類を整えてから言ったほうが良いのでは」という方もいますが、まずは急ぎ電話で辞退の旨を伝えておく事が大切です。

内定辞退で後悔しないために比較しておくべきこと5つ

内定を辞退したものの、「ああ、やっぱりB社の方が良かったかも・・・」といった後悔が残らないようにしたいものです。
自分はなぜ転職したのかを十分理解していないと、目先の利益にとらわれた判断をしてしまいがちです。
たとえば、残業がしんどくて転職を決意したのに、給与や賞与が大幅にアップする好待遇の会社に内定が出てしまうとついつい流されてしまったり。結果転職してもまた残業に悩まされるといったつらい悪循環となります。

苦労して転職活動をした意味をしっかり自分に落とし込んでおく事が大切です!
内定辞退の前にもう一度以下5点を振り返ってみましょう。

比較① 仕事内容

仕事の内容自体が転職理由の場合です。
ずっと営業をしてきたけれど、PRの仕事をやってみたい。
サービス業よりも事務職をやってみたい。
資格を生かして専門職に行きたいt。

仕事を長く続けるには、仕事への「情熱」が大切ですよね。
もし「ちょっと思っていた仕事とは違うけれど、せっかく内定いただいたからいっか。」
という気持ちならもしかするとそもそも転職を延期した方が良いかもしれません。
最初から好きになれない仕事は、入社してからも好きになることはあまりないと言われているからです。

比較② 待遇面

給料を上げたい、土日祝休みがいい、残業がないところがいい・・・など生きていく上で待遇は重要です。
ですがたまに待遇面を良くしたくて転職するのに、要項をよく読んでいない人がいます。
給与を上げたいから基本給ばかり気にして見るのではなく、賞与や歩合、特別手当(住居手当や子育て手当てなど)を考慮して総合的に見なければ実際の額がわかりません。
よく比較して見たら、基本給はA社が良いけれど、手当てはB社の方が充足しているから結局B社の方が手取りが多い!なんてこともあります。

土日祝休み希望なのに、備考欄をよく見ると「月に1~2回ほど土曜日出勤あり」なんて記述があったり。

残業は月10時間以下、と書いてあるけれど口コミサイトを見ると「繁忙期は残業続きです」と書いてあったり。

自分が重視する待遇がクリアできているかどうかは、念入りに聞いたり調べたりしてから会社を決めた方が良いです。

比較③ 通勤のしやすさ

毎日通勤しますので、なるべく通勤ストレスが少ないところを選びたいものです。
どれだけ好きな仕事でも、通勤ストレスが勝ってしまうこともあります。
最近はリモートワーク推奨の会社も増えているので、リモートワークの頻度によっては遠方からでも問題ない場合もあります。
希望する会社が遠方のときは、面接のときにリモートワークについても尋ねておいても良いでしょう。

比較④ 将来性

会社自体の将来性、キャリアの将来性いずれも実際に入社しないとわからない部分ではありますが、ある程度HPや面接で知ることができます。
会社の将来性に関しては、一概には言えませんが会社HPの「活動欄」「代表者メッセージ」など、HPが古いままでほとんど更新されていない会社は世の中のトレンドに疎い傾向が見えます。
キャリアの将来性に関しては、面接のときに「若手や中途採用のキャリア育成について」を聞いてみると良いでしょう。

募集要項だけでは見えない部分も、しっかり調査しておきましょう。

比較⑤ プライベートとの比重

仕事漬けの日々も悪くはありませんが、家族との時間や自分の趣味の時間も人生においては重要なことです。
土日祝のしっかりした休みがあるとしても、仕事の内容によっては自宅で準備をしなければならないこともあります。
筆者は前職専門学校の講師と営業をしていましたが、休みの日は講義の準備と営業のリストアップで自宅でもずっと仕事をしていました。
「土日祝休み」を選んだつもりが、こんなことになるとは・・・。と後々退職の理由になったほどの事態でした。

未経験の職に転職する場合は、事前にネットでリサーチを行い、経験者のブログなどを見て心構えをしておいた方が後々後悔せずに済みます。

 

まとめ

内定辞退は型通りに行えば問題ありません。
メールでも電話でも、社会人として礼儀を持って対応しましょう。
社会人のスキルとして差が出やすいのは、「承諾」するときよりも「断る」時の対応の早さだといわれます。
言いにくいことほど早めに対応する、ネガティブなことほど誠実に対応すると「さすがだな」という印象を持ってもらえます。
内定を辞退するともう二度とその担当者に会わない、とも限りません。
この先何らかの形で関わるということも十分ありえますので、真摯に対応しましょう。

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